Grenzen vervagen tussen eigen tijd en ‘de baas zijn tijd’

Download dit artikel als PDF.

Bekijk de video

Top Employers ICT bieden werknemers alle technische middelen om hun werk flexibel in te richten. Toch wordt het nieuwe werken nog niet massaal ingevoerd. Zowel bij werkgevers als werknemers is een cultuuromslag nodig om volledig van de voordelen te profiteren.

Menig werkgever heeft de wereldkampioenschappen voetbal van 2010 ervaren als een pilot voor het nieuwe werken. Drie wedstrijden van het Nederlands elftal werden gespeeld tijdens kantooruren. Hoewel een enkele werkgever medewerkers verbood te kijken in ‘de baas zijn tijd’, zag het merendeel wel in dat het met collega’s beleven van een dergelijk event een goede uitwerking kan hebben op de betrokkenheid. Bovendien beoordeelt een moderne werkgever medewerkers op basis van behaalde resultaten, niet op het daadwerkelijk aantal uren dat ze tussen 9 en 5 aan het werk zijn.

Toch werden veel managers nog overvallen door de plotselinge wens van medewerkers hun werktijd flexibel in te vullen op die dagen waarop het Nederlandse elftal speelde tijdens werkuren. Volgens onderzoek van de Taskforce Mobiliteitsmanagement spant slechts tien procent van het Nederlandse topmanagement zich in om bijvoorbeeld telewerken te faciliteren. De kans is dus groot, dat de medewerker die na de middagwedstrijd tegen Denemarken, ’s avonds zijn ‘verloren uren’ wilde inhalen, tevergeefs probeerde met zijn laptop in te loggen. De zorg van veel managers was dan ook niet geheel ongegrond.

Op die manier zijn voor het Nederlands bedrijfsleven, zo becijferde ING, per wedstrijd die tijdens kantooruren werd bekeken, anderhalf miljoen werkuren verloren gegaan. Bij elkaar is de schade opgelopen tot een bedrag tussen 75 en 150 miljoen euro. Echter, niet de wedstrijden zelf waren de oorzaak van dat verlies. De grootste schade werd veroorzaakt door het feit dat organisaties zich nog onvoldoende bewust zijn van de voordelen die het zogenoemde ‘nieuwe werken’ kan opleveren, dit onvoldoende faciliteren en nog te weinig doen aan een bedrijfscultuur waarin dat ook op een verantwoorde wijze kan worden ingevuld. En dan worden ‘voetbaluren’ al snel ‘verloren uren’.

Faciliteren van Flexibiliteit
Voorlopers op het terrein van flexibel werken, zijn de ICT bedrijven of bedrijven die een groot aantal ICT’ers in dienst hebben.  Deze beroepsgroep is van huis uit bekend met de techniek achter telewerken en ze hebben als hoogopgeleide professional meer dan gemiddeld de behoefte hun werk naar eigen inzichten in te delen. Bovendien werken ze vaak projectmatig, zodat het ook makkelijker is hen op resultaten af te rekenen. Bij de Top Employers 2010 biedt dan ook negentig procent van de werkgevers de technische middelen om thuis te werken.

Maar met het leveren van laptops, smartphones en het creëren van telewerkplekken, is een organisatie er nog niet. Zo hebben ICT’ers vaak te maken met klanten, zowel intern als extern, die hun duurbetaalde kracht ook daadwerkelijk aan het werk willen zien. Er ligt een directe relatie tussen het budget dat ze daarvoor inzetten en de uren die worden gemaakt. Blijkbaar ontbreekt dan vaak het vertrouwen dat de klant waar krijgt voor zijn geld. En die waarde, zo blijkt, wordt nog vooral gerelateerd aan de input, niet aan de output.
 
Niet alleen de houding van klanten, ook de cultuur binnen de organisatie zelf vormt nogal eens een belemmering voor flexibel werken. Meestal gaat dan de beschuldigende vinger naar de managers. Zij houden nog teveel vast aan het aloude principe van command en control, terwijl het in de 21ste eeuw zou moeten gaan om contact en communicate. In moderne organisaties krijgen professionals de ruimte om zelfstandig met elkaar contact te zoeken en te communiceren, daar hebben ze geen directe orders en controle van managers voor nodig.

De vraag is echter of het niet ook de werknemers zelf zijn die de sociale contacten rondom het koffiezetapparaat verkiezen boven het isolement van de eigen huiskamer. Niet voor niets zegt een van de panelleden bij de uitreiking van Top Employer ICT awards dat werknemers alle ruimte krijgen om flexibel te werken, maar toch naar kantoor komen. Daar vinden ze de omgeving en de cultuur die het makkelijker maakt om samen te werken. Er is een cultuuromslag nodig, aldus een ander panellid. Zowel bij managers als bij medewerkers, iedereen moet er nog aan wennen.

Een belangrijke drijfveer achter de opkomst van flexibele werktijden staat echter geheel los van de vraag of medewerkers en managers er wel behoefte aan hebben. Medewerkers krijgen als gevolg van de globalisering steeds meer te maken met klanten en collega’s die zich in verschillende tijdzones ophouden. Als je ervan uitgaat dat niemand 24 uur per dag, 7 dagen in de week aanwezig kan zijn, ontkom je er niet aan de werktijden te flexibiliseren. Je moet medewerkers dan de mogelijkheid bieden een conference call om tien uur ’s avonds vanuit de eigen huiskamer, te compenseren met wat vrije uren overdag.

Work-life balance
Met de globalisering en opkomst van de 24uurs economie lijkt de mogelijkheid tot telewerken vaak niet zozeer te leiden tot flexibilisering van de werkuren overdag, maar tot het maken van extra uren in de avond of in het weekend. Zeker wanneer de economie tegenzit, wordt op die manier de werkdruk opgevoerd. Zo gaat de toename in telewerken bij de Top Employers ICT samen met een afname van de mogelijkheid om de werktijden flexibel in te vullen. In 2009 bood nog 97 procent van de Top Employers deze arbeidsvoorwaarde, in 2010 was dat teruggelopen tot 88 procent. Wel krijgen medewerkers meer counseling aangeboden ter ondersteuning van de work/life balance en mogen ze vaker een cursus timemanagement volgen. Werkgevers zoeken daarmee een pragmatische, geen structurele oplossing.

Medewerkers willen meer mogelijkheden om hun werk en privé te combineren en daarom wil ruim een derde van de Nederlandse beroepsbevolking graag meer flexibele werktijden, zo blijkt uit EPN Platform voor informatiesamenleving. En ondanks sombere berichten over tegenwerkende managers en onwillige medewerkers, blijkt een groot aantal zich al zeer flexibel op te stellen. Zo werkt 70 procent regelmatig buiten de reguliere werktijden. Ze werken op vrije dagen (20%), doordeweeks in hun vrije uren (34%), in het  weekend (20%) en soms zelfs tijdens de vakantie (6%). Andersom komt trouwens ook voor: 14 procent doet af en toe privézaken tijdens reguliere werktijd.

Met de komst van generatie Y zal de vraag naar flexibiliteit nog verder toenemen. Deze generatie, geboren na 1980, is het contact en communicate met de paplepel ingegoten. Ze zijn wars van command en control, en willen dus ook niet horen dat ze strikt om 9 uur moeten inklokken en pas om 5 uur weer mogen vertrekken. Tegelijk gaan ze ervan uit dat ze continue met alles en iedereen in contact kunnen staan, en dus ook om 11 uur ’s avonds nog even hun werkmail kunnen checken om daarna meteen maar even dat document van de bedrijfsserver te halen om daar nog een paar uur aan te werken. Kijk niet raar op als ze de volgende dag rond 10 uur pas binnenkomen, omdat ze eerst naar de sportschool zijn geweest.

De volgende pilot voor het nieuwe werken vindt plaats in 2012. Tenminste, als het Nederlandse elftal zich weet te plaatsen voor het EK voetbal dat dan in Polen en de Oekraïne zal plaatsvinden. Wederom twee landen die zich in dezelfde tijdzone bevinden als Nederland, waardoor ook dan weer veel wedstrijden tijdens kantooruren gespeeld worden.  Hoogstwaarschijnlijk zullen werkgevers zich tegen die tijd minder overvallen voelen door en de behoefte aan flexibele werktijden allang in hun reguliere pakket arbeidsvoorwaarden hebben opgenomen.

Met bijdragen van:
Gert Jan Roding         Corporate Recruiter Electrabel
Nicky Huizing             HR Manager Equens
Frank van Deursen     Recruitment Manager Ricoh
Helen Richardson       VP HR T-Systems
Eefje van Loon           Resource Management Directeur Pecoma
Annegien Poelen        HR Advisor ProRail